eAlerte fiscale - 19 avril 2017
Pour rappel, l’article L 102 B du LPF modifié par l’article 16 de la Loi de Finances Rectificative pour 2016 permet aux contribuables de numériser leurs factures papier reçues et émises et de pouvoir les conserver sous format dématérialisé pendant la période de conservation fiscale (6 ans).
Cette mesure est entrée en vigueur à la date de publication de l’arrêté ministériel du 22 mars 2017 intervenue le 30 mars 2017 et est désormais codifiée sous l’article A L.102 B-2 du LPF.
Cet arrêté ministériel précise les modalités de numérisation et de conservation des factures papier, afin de garantir leur non-altération et leur reproduction à l’identique pendant le délai légal de conservation.
Ainsi, la numérisation des factures établies originairement sur support papier crée une copie conforme à l’original et dispense l’assujetti de la conservation de l’original – pour les besoins de la TVA - sous réserve du respect des principales conditions décrites ci-après.
Une fonction de hachage est une fonction permettant d'obtenir un condensé (appelé aussi empreinte numérique ou en anglais hash) d'un texte, c'est-à-dire une suite de caractères assez courte représentant le texte condensé de la facture. Le « haché » représente en quelque sorte « l'empreinte digitale » du document. Les algorithmes de hachage les plus utilisés actuellement sont : MD5 (Message Digest) ou SHA (Secure Hash Algorithm).
o Une signature électronique de niveau RGS 1* minimum ;
o Tout dispositif équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification (AC) figurant sur la liste de confiance française (TSL – Trust-service Status List).
En pratique, l’horodatage électronique (ou timestamping en anglais), consiste à apposer sur la facture une heure et une date faisant juridiquement foi sous la forme d’un sceau électronique (c’est un équivalent du « cachet de la poste qui fait foi »). Ce sceau d’horodatage garantit (i) l’existence du fichier à une date donnée et (ii) que celui-ci n’a pas été modifié depuis cette date. Autrement dit, il consiste dans l’apposition d’une date fiable sur un fichier et à en garantir son intégrité.
Cette mesure de simplification offre des opportunités de réduction des coûts de stockage des factures papier et de mise en œuvre de solutions de conservation qui répondent mieux à la digitalisation croissante des documents traités au sein des entreprises.
Une crainte sur les conditions de mise en œuvre de cette solution pouvait exister dans l’attente de la publication de cet arrêté.
Suite à la publication de l’arrêté, l’intérêt et la faisabilité technique de cette solution semblent confirmés dans la mesure où les solutions de numérisation des factures imposées par l’administration fiscale, telles que les procédés de signature RGS 1* et d’horodatage, devraient être relativement simples à mettre en œuvre.
Toutefois, cette solution de numérisation n’implique pas seulement le choix d’une solution technique de digitalisation par l’entreprise mais requiert la mise en place de contrôles internes permettant de garantir la fiabilité du processus de « transformation » de la facture papier et de son archivage/conservation.
En d’autres termes, cette solution de numérisation ne dispense pas les entreprises de leur obligation de mise en place et de documentation d’une piste d’audit fiable.
Sur ce point, se reporter à l’arrêté du 7 janvier 2016 relatif aux modalités de numérisation des documents constitutifs des contrôles documentés et permanents au sens de l’article 289 VII 1° (éléments justificatifs de la piste d’audit) sur les ajouts, remarques et annotations apportés sur le document.
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