L’administration fiscale précise les modalités de numérisation et de conservation des factures initialement émises (vente) ou reçues (achat) en papier.
eAlerte fiscale - 19 avril 2017
Pour rappel, l’article L 102 B du LPF modifié par l’article 16 de la Loi de Finances Rectificative pour 2016 permet aux contribuables de numériser leurs factures papier reçues et émises et de pouvoir les conserver sous format dématérialisé pendant la période de conservation fiscale (6 ans).
Cette mesure est entrée en vigueur à la date de publication de l’arrêté ministériel du 22 mars 2017 intervenue le 30 mars 2017 et est désormais codifiée sous l’article A L.102 B-2 du LPF.
Cet arrêté ministériel précise les modalités de numérisation et de conservation des factures papier, afin de garantir leur non-altération et leur reproduction à l’identique pendant le délai légal de conservation.
Ainsi, la numérisation des factures établies originairement sur support papier crée une copie conforme à l’original et dispense l’assujetti de la conservation de l’original – pour les besoins de la TVA - sous réserve du respect des principales conditions décrites ci-après.
Conditions techniques liées à la solution de numérisation des factures choisie par l’assujetti
- Les factures numérisées doivent être conservées soit en format PDF soit en format PDF A/3 (ISO 19005-3) ;
Le PDF A/3 est un PDF intelligent utilisé pour la conservation à long terme avec un support pour les fichiers intégrés (type XML). Ce format est identique à celui retenu dans le cadre de la Loi Macron (art. 222) sur l’obligation de recevoir des factures électroniques dans le domaine « privé » (projet de réforme suspendu) et est repris dans les travaux sur la facture « mixte »/« hybride » (facture-X) du Forum National de la Facturation Electronique (FNFE-MPE) en collaboration notamment avec l’Allemagne et leur format ZUGFeRD.
- Les factures doivent être sécurisées au moyen de l’une des solutions suivantes :
o Un cachet serveur de niveau RGS 1* minimum;
o Une empreinte numérique (ou simple « hash »);
Une fonction de hachage est une fonction permettant d'obtenir un condensé (appelé aussi empreinte numérique ou en anglais hash) d'un texte, c'est-à-dire une suite de caractères assez courte représentant le texte condensé de la facture. Le « haché » représente en quelque sorte « l'empreinte digitale » du document. Les algorithmes de hachage les plus utilisés actuellement sont : MD5 (Message Digest) ou SHA (Secure Hash Algorithm).
o Une signature électronique de niveau RGS 1* minimum ;
o Tout dispositif équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification (AC) figurant sur la liste de confiance française (TSL – Trust-service Status List).
- Les factures numérisées devront être « horodatées » - a minima - au moyen d’une source interne. Le choix d’une solution simple (par tout moyen) d’horodatage semble être autorisée et ne nécessiterait pas de passer par un tiers (en obtenant par exemple des jetons d’horodatage, i.e. : un fichier résultant de l’association de l’empreinte des données horodatées (hash) et d’une date et une heure provenant d’une source de temps fiable, le tout étant signé électroniquement par un tiers/l’Autorité d’Horodatage).
En pratique, l’horodatage électronique (ou timestamping en anglais), consiste à apposer sur la facture une heure et une date faisant juridiquement foi sous la forme d’un sceau électronique (c’est un équivalent du « cachet de la poste qui fait foi »). Ce sceau d’horodatage garantit (i) l’existence du fichier à une date donnée et (ii) que celui-ci n’a pas été modifié depuis cette date. Autrement dit, il consiste dans l’apposition d’une date fiable sur un fichier et à en garantir son intégrité.
Conditions de contrôles internes s’appliquant au processus de numérisation des factures
- Les assujettis souhaitant conserver leurs factures d’achat sous format numérisé doivent mettre en place un processus ou workflow de numérisation des factures papier, sécurisé au moyen des contrôles internes dédiés. Ce processus ainsi que les contrôles devront être documentés afin de garantir la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures numérisées durant toute la durée de conservation.
- Cette obligation s’inscrit dans l’obligation de piste d’audit fiable en matière de facturation (article 289 VII 1° du CGI).
- La numérisation, l’horodatage et/ou l’archivage des factures peuvent être effectués par l’assujetti lui-même ou par un tiers prestataire. En cas d’externalisation auprès d’un tiers, il est recommandé d’encadrer les obligations/contrôles effectués par la mise en place d’un contrat dédié – incluant des clauses d’audit vis-à-vis du tiers.
Quels sont les impacts pour les entreprises ?
Cette mesure de simplification offre des opportunités de réduction des coûts de stockage des factures papier et de mise en œuvre de solutions de conservation qui répondent mieux à la digitalisation croissante des documents traités au sein des entreprises.
Une crainte sur les conditions de mise en œuvre de cette solution pouvait exister dans l’attente de la publication de cet arrêté.
Suite à la publication de l’arrêté, l’intérêt et la faisabilité technique de cette solution semblent confirmés dans la mesure où les solutions de numérisation des factures imposées par l’administration fiscale, telles que les procédés de signature RGS 1* et d’horodatage, devraient être relativement simples à mettre en œuvre.
Toutefois, cette solution de numérisation n’implique pas seulement le choix d’une solution technique de digitalisation par l’entreprise mais requiert la mise en place de contrôles internes permettant de garantir la fiabilité du processus de « transformation » de la facture papier et de son archivage/conservation.
En d’autres termes, cette solution de numérisation ne dispense pas les entreprises de leur obligation de mise en place et de documentation d’une piste d’audit fiable.
Pour autant, certains points restent encore en suspens et mériteraient d’être éclaircis
- A quel moment les factures doivent être horodatées et numérisées : à l’entrée (ex : réception de la facture papier) ou à la sortie (ex : à l’issue d’un « workflow » d’approbation / traitement de la facture, avec – le cas échéant – l’ensemble des annotations manuscrites pouvant être portées sur la facture) ? ;
Sur ce point, se reporter à l’arrêté du 7 janvier 2016 relatif aux modalités de numérisation des documents constitutifs des contrôles documentés et permanents au sens de l’article 289 VII 1° (éléments justificatifs de la piste d’audit) sur les ajouts, remarques et annotations apportés sur le document.
- Quelles sont les pénalités applicables en cas de non-respect des modalités de numérisation et d’archivage des factures d’achat ? ;
- Le lieu de stockage de ces factures numérisées reste encore à être précisé et, en particulier, si un stockage hors de France serait autorisé sous certaines conditions (notamment les factures ainsi numérisées suivent-elles les règles d’archivage liées aux factures électroniques au sens de la réglementation applicable ?, i.e. : créée, émise, reçue et archivée électroniquement).
- Si la numérisation des factures d’achats dispense les entreprises de conserver les factures papier pour les besoins de la TVA, il est possible que l’entreprise soit toujours tenue de garder les versions papier de ces factures en raison d’autres contraintes légales/règlementaires ou pour le besoin de contrôles diligentés par d’autres administrations (URSSAF, DGCCRF). Ce point mériterait d’être suivi.
- Dans la mesure où toutes les factures d’achats et de ventes peuvent être numérisées dès leur réception ou émission, on peut s’interroger sur la pertinence et le maintien de la doctrine fiscale restrictive actuellement en vigueur qui ne qualifie pas de facture électronique une facture émise par le fournisseur sur support papier puis envoyée en format digitalisé au client (facture émise en papier puis scannée et envoyée en format pdf).
- Concernant l’entrée en vigueur de cette disposition, il convient de s’interroger sur la période couverte : s’agit-il des factures émises/reçues à partir du 31/03/2017 ou bien des opérations dont le fait générateur TVA intervient après cette date ou bien encore des exercices ouverts à contrôle au 31/03/2017. Ce point mériterait d’être précisé.
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