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Externalisation de la compliance corporate digitalisée

Le suivi juridique annuel des sociétés françaises facilité et fluidifié grâce à la technologie

Contexte

Chaque année, les entreprises ayant une activité en France sont confrontées à de nombreuses formalités légales avec d'importants risques financiers et pénaux en cas de non conformité. 

Par exemple, afin de garantir le bon fonctionnement de l’entreprise, une assemblée générale ordinaire (AGO) doit être établie tous les ans. Cette assemblée doit être réalisé dans les six mois suivant la clôture de l’exercice comptable. De nombreux sujets y sont évoquer comme par exemple les conventions réglementées, l’affectation des résultats, les attentes futures.

Afin de répondre à ces formalités et face à des enjeux de gain de temps, de gestion des risques ou bien de contrôle des coûts, l'externalisation du suivi juridique annuel peut être une solution pérenne et compétitive pour l'entreprise.

Contexte Suivi

Les bénéfices de l'externalisation de la compliance corporate digitalisée

Gain de temps

  • Délivrance plus rapide des documents et élimination des inefficacités grâce à des processus automatisés et testés.
  • Utilisation de solutions technologiques fiables pour sauvegarder et stocker des informations fiables pour l’entreprise, avec un accès intégré à la technologie de PwC.
  • Libération des ressources internes de l’entreprise pour se concentrer sur des opportunités plus stratégiques et génératrices de revenus.

 

Gestion des risques

  • La certitude que nos spécialistes s'occupent de toutes les exigences de gouvernance et de conformité de votre groupe/de vos sociétés.
  • Une équipe expérimentée dotée de solides références, qui fonctionnera comme une extension naturelle de votre entreprise.
  • Utilisation des données chiffrées/fichiers EDI obtenus directement auprès des équipes comptables afin d’optimiser le processus.

Contrôle des coûts

  • Economie générée par l’externalisation versus internalisation.
  • Visibilité et contrôle des dépenses de secrétariat juridique.
  • Budgets encadrés et dégressifs en fonction de la volumétrie externalisée.
  • Un point de contact unique et une solution globale, vous offrant une approche plus cohérente et une meilleure visibilité centrale.

 

Notre accompagnement

Nous proposons aux entreprises une externalisation de leur suivi juridique annuel, avec la mise en place d'un processus automatisé et digitalisé pour garantir fiabilité et maitrise des coûts. 

Pour ce faire, nous avons construit des partenariats durables avec des Legaltechs, comme avec Docusign pour la signature électronique ou Legal Pilot dont la mission est de libérer les services juridiques des tâches chronophages et récurrentes par l'automatisation, via une solution facile à utiliser et extrêmement intuitive.

Nous organisons une automatisation de votre documentation juridique et un basculement des informations financières dans les documents juridiques de référence. Nous collectons également les liasses fiscales sous format EDI (Echange de Données Informatisées) qui seront transmises à la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP).

Dans le cadre de l’approbation des comptes annuels

Calendrier annuel

  • Organiser et adapter le calendrier annuel, en fonction de vos spécificités. 

Transformation du fichier EDI

  • Collecter les informations et transmission du fichier EDI via la plateforme « Engagement Center » mise à disposition par PwC. 

Documentation juridique

  • Préparer la documentation juridique via un système automatisé (Legal Pilot).
  • Aider à la tenue des Conseils d’Administration et des Assemblées Générales.

Signatures électroniques

  • Organiser les signatures via Docusign.
  • Centraliser les versions signées des documents, les conserver sur une plateforme de stockage.

Dépôt des comptes et documents juridiques

  • Déposer les comptes et les documents juridiques nécessaires au Greffe du Tribunal de Commerce.
  • Suivre les formalités légales.

Dans le cadre des décisions exceptionnelles

Préparer les autres délibérations sociales

  • Changement de dénomination sociale
  • Changement de date de clôture
  • Transfert de siège social
  • Changement de dirigeants
  • Nomination / remplacement des Commissaires aux comptes
  • Extension de l’objet social
  • Modifications statutaires diverses
  • Délégations de pouvoir et de signature, autorisations diverses
  • Perte de plus de la moitié du capital social : dissolution versus poursuite activité
  • Reconstitution des capitaux propres (coup d’accordéon)
  • Mise à jour des déclarations des bénéficiaires effectifs (UBO)

Vous assister dans les opérations de restructuration

  • Création de structures : choix de la forme sociale, définition  des apports, gouvernance
  • Augmentation ou réduction de capital
  • Changement d’associés
  • Transformation de structure
  • Fusion, apport partiel d’actifs, scission, dissolution (TUP)
  • Liquidation amiable
  • Cession de fonds de commerce
  • Baux commerciaux, sous-locations, mise à disposition de locaux

Dans le cadre de la constitution des sociétés

Rédaction de la documentation juridique de constitution de sociétés & accomplissement des formalités légales

  • Rédaction d’une liste des informations / documents requis
  • Rédaction des documents juridiques en version française :
  1. statuts (version standard prévoyant une gouvernance simple)
  2. liste des souscripteurs
  3. déclaration de filiation, de non condamnation et d’acceptation des fonctions du dirigeant
  4. déclaration UBO (formulaire de déclaration du/des bénéficiaire(s) effectif(s)
  5. pouvoirs pour l’accomplissement des formalités
  • Centralisation des informations nécessaires et des documents signés
  • Formalités de dépôt au greffe en vue d’obtenir l’extrait K-bis de la société immatriculée

Assistance complémentaire

  • Aide à la domiciliation (bail commercial, sous-location, mise à disposition de locaux, etc.)
  • Assistance à la détermination du Bénéficiaire Effectif (UBO)
  • Assistance à l’ouverture d’un compte bancaire
  • Coordination avec le Commissaire aux comptes si nécessaire
  • Vérification de la disponibilité du nom commercial/dénomination sociale (INPI)
  • Nature des apports
  • Gouvernance spécifique (conseil d’administration, comité de pilotage, etc.)
  • Pacte d’associés
  • Conventions intragroupe
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Christophe Guénard

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Avocat, Associé, PwC Société d'Avocats

Tel : +33 1 56 57 45 79

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