L’obligation de certification ou d’attestation des logiciels et systèmes de caisse utilisés par les entreprises est entrée en vigueur au 1er janvier 2018

10/01/18

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eAlerte fiscale 

La loi de finances pour 2018 vient entériner le recentrage de l’obligation de certification des logiciels et systèmes de caisse définie initialement par la loi de finances pour 2016, qui participe de l’objectif général de lutte contre la fraude TVA.

 

Limitation du champ d’application

La modification du champ d’application était attendue par les entreprises depuis l’annonce faite par le Ministre de l’action et des comptes publics par voie de communiqué de presse publié le 15 juin 2017.

L’objectif de la modification du champ d’application de l’obligation est de limiter le dispositif aux seuls logiciels et systèmes de caisse. Sont également exclus du dispositif les contribuables réalisant des livraisons de biens et des prestations de services ayant l’obligation d’émettre une facture au sens de la réglementation TVA, les personnes bénéficiant de la franchise en base ou effectuant exclusivement des opérations exonérées de TVA.

Le recentrage de la mesure aux seuls logiciels et systèmes de caisse et l’exclusion des logiciels de comptabilité et de gestion se justifie également par la préexistence dans notre droit positif de plusieurs dispositifs législatifs qui participent de la lutte contre la fraude en matière de TVA en permettant de contrôler les données générées par ces derniers outils (droit de communication de l’administration à l’encontre des concepteurs et éditeurs de logiciels institué par la loi du 6 décembre 2013, contrôle inopiné informatique, contrôle fiscal des comptabilités informatisées, examen de comptabilité et contrôle de la piste d’audit fiable).

 

Les contribuables concernés par l’obligation

L’obligation de certification s’impose aux contribuables assujettis à la TVA, réalisant des opérations BtoC, n'ayant pas d'obligation d'émettre une facture et utilisant un logiciel ou système de caisse.

Les contribuables réalisant des opérations de e-commerce, non soumis à une obligation d’émettre de factures, relèvent également du champ d’application du dispositif.

 

Les contribuables exclus du dispositif

Les assujettis à la TVA réalisant exclusivement des opérations BtoB pour lesquels il existe une obligation de facturation sont seuls exclus du dispositif. Les logiciels ou systèmes de caisse dans lesquels sont enregistrées à la fois les opérations effectuées avec des clients assujettis à la TVA (BtoB) et des non-assujettis (BtoC) relèvent en revanche du dispositif.

Par ailleurs, les entreprises étrangères immatriculées à la TVA non établies en France devraient être exclues du dispositif.

 

Rappel des quatre critères de conformité à respecter

Les logiciels et systèmes de caisse doivent satisfaire aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.

La réglementation ne prévoit pas de cahier des charges ou de référentiel technique pour le respect de ces quatre critères qui en pratique ont été défini par chacun des deux organismes accrédités (LNE et Afnor Certification).

 

Démarche de certification ou d’obtention d’une attestation de conformité

Cette obligation est satisfaite par la présentation soit d’un certificat délivré par un des deux organismes accrédités (LNE ou Afnor Certification) soit d’une attestation individuelle délivrée par l'éditeur du ou des logiciels et systèmes de caisse utilisés par le contribuable.

Pour les systèmes ou logiciels de caisse développés en interne, seule la voie de la certification est ouverte aux contribuables.

Seuls les organismes accrédités (LNE et Afnor Certification) sont habilités à certifier les logiciels et systèmes de caisse.

Il convient de noter que certains éditeurs (peuvent refuser de délivrer des attestions compte tenu des adaptations de paramétrage trop éloignées de la configuration standard d’origine ou en cas de systèmes complexes avec une multiplicité d’applicatifs et/ou d’intervenants (éditeurs, intégrateurs, SSII,…). Dans ce cas les entreprises n’ont souvent pas d’autres choix que de se tourner vers les organismes accrédités pour obtenir leur certification.

 

Sanctions et droit de contrôle de l’administration

  • Le contrôle de la détention de l’attestation ou du certificat (contrôle purement formel) peut être réalisé soit dans le cadre de la nouvelle procédure de contrôle inopiné (art. L.80 O du LPF) soit dans le cadre d’une vérification classique.
  • L’absence d’attestation ou de certificat est sanctionnée par une amende de 7500€ par entité et par logiciel ou système non certifié qui peut être doublé après mise en demeure.
  • Malgré le montant non significatif de l’amende pour les groupes, l’absence de certificat ou d’attestation lors d’un contrôle fiscal peut, conjuguée aux obligations de piste d’audit fiable (« PAF »), déboucher sur la mise en œuvre d’un contrôle plus poussé sur la gestion du chiffre d’affaires/TVA et, plus largement, sur une demande de traitements informatiques TVA.

 

Les questions qui restent en suspens

Si la réduction du champ d’application prévue par la dernière loi de finances permet d’alléger les contraintes liées aux actions de mise en conformité, certaines difficultés de mise en œuvre subsistent dans la mesure où la réglementation ou les commentaires administratifs:

  • ne donnent pas de définition d’un« logiciel ou système de caisse »,
  • ne définissent pas de référentiel technique (cahier des charges ou solution technique), contrairement à d’autres dispositifs fiscaux tels que le Fichier des écritures comptables (« FEC ») ou le contrôle fiscal des comptabilités informatisées (« CFCI »).

 

Les écueils observés et les premiers retours d’expérience

  • Les actions de conformité pour obtenir une attestation ou une certification en cas de logiciels ou systèmes présentant un paramétrage global et souvent harmonisé sont complexes à mettre en œuvre, notamment pour les groupes internationaux.
  • Les systèmes de caisses standards sont souvent adaptés aux besoins spécifiques de chaque client, ce qui peut conduire l’éditeur à refuser de délivrer une attestation.
  • Les systèmes complexes augmentent le niveau de difficulté pour définir le processus de certification ou d’attestation à mettre en œuvre au regard des applicatifs et des flux concernés.


Les mesures à prendre au plus vite

Les contribuables visés par le nouveau dispositif devront sans tarder prendre les mesures nécessaires pour initier une démarche de mise en conformité pour obtenir soit une certification soit une attestation.

  • En pratique, établir la cartographie des applicatifs inclus dans le périmètre du logiciel ou système de caisse devant être certifiés ou attestés.
  • Au plan juridique une analyse doit être menée afin de déterminer l’étendue des engagements contractuels pris par le ou les éditeur(s) concernés vis-à-vis de l’entreprise au regard du niveau de conformité des applicatifs mis en place.

Cette analyse implique :

  • De contacter le ou les éditeur(s) ayant participé au développement du logiciel ou système de caisse utilisé afin d’obtenir l’attestation de conformité et la justification des diligences réalisées par celui-ci en termes de mise en conformité (copie du dossier technique constitué pour s’assurer du niveau de conformité attendu) ;
  • En cas de refus de la part du ou des éditeur(s) de fournir l’attestation de conformité, de préparer un dossier de certification auprès de LNE ou AFNOR Certification.
  • En cas de demande de certification auprès de la LNE ou AFNOR Certification, il est nécessaire de réaliser un état des lieux ou une analyse de conformité du logiciel/système de caisse avant d’envisager le dépôt du dossier auprès de l’autorité de certification.
  • Préparer le dossier de certification incluant la documentation du système.​

 

Les auteurs

Jean Sayag

Avocat, Associé, Paris / Neuilly-sur-Seine

+33 1 56 57 86 32

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Lisa Fécard

Avocat- Pôle fiscalité digitale, Paris / Neuilly-sur-Seine

+33 1 56 57 81 66

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