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COVID-19 : mesure de tolérance applicable aux factures papier numérisées envoyées par courrier électronique
07/04/20
eAlerte fiscale
Dans le cadre de l’adoption depuis plusieurs semaines des différentes mesures d’urgence en matière fiscale, TVA, sociale, juridique ou encore comptable liées à la crise sanitaire que nous traversons, la DGFIP, dans une note du Service du Contrôle fiscal en date du 30 mars 2020 publiée le 2 avril, propose une mesure de tolérance pour l’échange des factures par voie électronique.
En pratique, pendant la durée de l'état d’urgence sanitaire, en cas d’envoi par courrier électronique d’une facture papier numérisée, il sera autorisé pour les entreprises que ce type de facture puisse – tout en conservant sa nature de facture « probante » au regard de la TVA et sans préjudice sur l’exercice du droit à déduction de la TVA d’achat pour le destinataire – être adressé comme tel au destinataire (client) :
- Sans qu’il y ait besoin d’adresser par voie postale la facture papier correspondante.
- Sans contrevenir à la définition des factures électroniques (dont il est rappelé que tout le processus doit être électronique au sens de l’article 289 VI du Code Général des Impôts (CGI), sans rupture de support, ce qui est précisément le cas lorsque les factures sont (1) générées électroniquement via un système d’information (2) imprimées (3) puis numérisées/scannées (4) pour être ensuite envoyées par email à un client).
- Sans remplir pour leur conservation (archivage) les conditions spécifiques liées à l’article A 102 B 2° du Livre des Procédures Fiscales (LPF), issues de l’arrêté de mars 2017 sur la numérisation des factures émises/reçues papier.
Autrement dit, cette mesure de tolérance, qui s’adresse aux entreprises pour lesquelles tout ou partie de leur processus de facturation n’est pas déjà considéré comme « électronique ou dématérialisé » au sens de la réglementation fiscale/TVA, a pour objectif de faciliter les échanges des factures en allégeant les conditions fiscales et techniques liées à l’envoi des factures scannées par email.
Bien entendu l’Administration fiscale rappelle qu’afin de garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de ces factures, les entreprises devront continuer à sécuriser la valeur probante des factures numérisées ainsi échangées par la mise en place de la piste d’audit fiable au sens de l’article 289 VII 1° du CGI.
S’agissant des modalités de conservation des factures, il est rappelé à ce titre que l'article A. 102 B 2° susmentionné impose en principe la conservation de la facture numérisée sous format PDF ou PDF A/3, horodatée et assortie d’un cachet serveur, d’une empreinte numérique, d’une signature électronique (de niveau RGS 1*) ou de tout dispositif sécurisé équivalent. Pour la conservation des factures de ventes numérisées (doubles électroniques), ces conditions sont d’ailleurs applicables depuis le 1 er juillet 2018.
Ainsi, par tolérance, il sera autorisé que les sociétés et notamment le client destinataire de la facture PDF numérisée envoyée par email, puissent conserver cette facture considérée comme « papier » comme telle (c’est-à-dire de manière électronique).
A la fin de la période d’état d’urgence sanitaire, il appartiendra toutefois aux parties de régulariser leur situation, en respectant la réglementation en vigueur en matière de conservation des factures (format électronique ou papier). Il est rappelé à cet égard qu’un « archivage légal sécurisé » des factures (électronique ou papier selon le mode de facturation retenu) est fondamental pour les sociétés en cas de contrôle [répondant aux critères d’une Solution d’Archivage Electronique – SAE)].
Enfin, il convient de souligner que la mise en œuvre de cette mesure de tolérance ne devrait concerner qu’une petite partie des flux de facturation des sociétés à savoir les petites et moyennes entreprises qui pourraient encore appliquer ce mode de facturation. En l’absence d’une gouvernance claire en matière d’archivage, l’application pratique et le suivi des mesures de régularisation souhaitées par l’Administration pourraient également soulever d’autres difficultés organisationnelles pour les assujettis.
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