Piste d'audit fiable
Nos avocats experts à Paris et en régions vous accompagnent dans la réalisation de votre piste d'audit fiable.
L’obligation de la piste d’audit fiable
Depuis le 1er janvier 2013, les sociétés peuvent émettre ou recevoir des factures papier ou sous forme électronique en recourant à toute solution technique (autre que l’EDI fiscal ou la signature électronique qualifiée), répondant aux conditions d’authenticité de l’origine, d’intégrité du contenu et de lisibilité de la facture, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par les sociétés et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestations de services qui en est le fondement.
Les sociétés doivent démontrer qu’elles disposent, à travers une piste d’audit documentée retraçant la chronologie de l’ensemble du processus et des contrôles associés depuis l’origine de la facture jusqu’à sa conservation, d'un contrôle interne dédié aux factures et à la TVA.
Depuis 2016, l'Administration fiscale a fortement renforcé ses contrôles en matière de piste d'audit fiable des factures dans le cadre de contrôle des comptabilités informatisées ou de réclamation à première demande au début des contrôles. Dans ce dernier cas, l'absence de remise en bonne et due forme de la documentation s'est soldée par la mise en œuvre d'un Procès-Verbal de carence, inscrit au dossier fiscal de l'entreprise.
Etant un élément de démonstration de la réalité des opérations réalisées, l’absence de piste d’audit fiable pourrait notamment permettre à l’administration de redresser les points suivants :
- Pour les factures d’achats : le rejet des factures d’achats et du droit à déduction de la TVA associé ;
- Pour les factures de ventes : une sanction pour vente sans facture et des pénalités de 15€ par mentions manquantes ou erronées (ex : numéro de TVA intracommunautaire absent).
L’obligation de la piste d’audit fiable permet en outre à l’Administration fiscale d’étendre le ciblage des demandes de traitement en demandant aux sociétés de décrire le « chemin de révision de la TVA dans les flux achats et ventes » au travers de questionnaires IT/TVA axés sur la gestion des sociétés et les données (événements et transactions) enregistrées par les systèmes.
Lors des contrôles fiscaux, l’Administration fiscale réclame de manière de plus en plus systématique aux contribuables vérifiés la documentation de piste d’audit fiable.
Dans ce contexte, au moment d'un renforcement des nombreuses mesures de lutte anti-fraude (certification logiciel de caisse, contrôles DGFiP), d'un désir de mieux contrôler les contribuables (Projets de Datamining en hausse), des projets de qualification "d'Assujettis certifiée" (Réforme TVA sur les flux intra-communautaires de biens), les sociétés doivent désormais lancer les chantiers nécessaires pour répondre à cette obligation.
Notre accompagnement
La piste d’audit impose donc de démontrer l’existence de procédures et de contrôles internes visant à :
- identifier et corriger les erreurs/anomalies dans la gestion des factures (double paiement, facture fictive) ;
- assurer la bonne application des règles de facturation (mentions, format et conservation) ;
- garantir que la facture est correcte dans son traitement TVA ;
- limiter les risques de fraude TVA en vérifiant notamment le numéro de TVA intracommunautaire de ses fournisseurs sur la base VAT Information Exchange System (« VIES » de la commission européenne) ;
- protéger et sécuriser les données et systèmes d’information ;
- maintenir un paramétrage des systèmes d’information conforme aux règles TVA et au besoin de contrôles liés à la piste d’audit.
Vos besoins et/ou ceux de voss prestataires en matière de facturation électronique peuvent varier considérablement en raison notamment :
- du niveau de familiarisation / connaissances de la matière par les responsables ou le personnel de l’entreprise
- de niveau de maturité dans la documentation des procédures achats/ventes/référentiels/déclaratives TVA
- de l’existence ou non d’un projet interne de piste d'audit fiable
- de l’étendue géographique du projet de déploiement
Nous pouvons apporter une assistance adaptée qui peut couvrir différentes approches comme
- Revue de conformité des documentations piste d'audit fiable déjà rédigées par les entreprises
- Accompagnement dans la mise en place d’un projet de conformité et de documentation de la piste d'audit fiable
- Rédaction de la documentation piste d'audit fiable
- Assistance dans le cadre des testing documentaires et IT (avec les équipes RASS du Département Assurance de PwC)
- Formation des équipes fiscales, comptables et opérationnelles
- Accompagnement dans le déploiement des projets de piste d'audit fiable en Europe
Nos pulications sur la piste d'audit fiable
- L’obligation de certification ou d’attestation des logiciels et systèmes de caisse utilisés par les entreprises est entrée en vigueur au 1er janvier 2018
- Réforme du système de TVA en Union Européenne et «assujetti certifié»
- Généralisation de la possibilité de conserver sous format dématérialisé les factures
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